Помощник руководителя

от 45 000 до 55 000 руб. до вычета налогов

ООО ИТГ 

Приморская, Санкт-Петербург, Шкиперский проток, 20

Вакансия в архиве

Работодатель, вероятно, уже нашел нужного кандидата и больше не принимает отклики на эту вакансию

Показать описание вакансии

Требуемый опыт работы: не требуется

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  • Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
  • Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, полученную в виде письменной корреспонденции, факсовых сообщений, электронных документов, поступающих на почтовый адрес, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные отделы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, осуществлять контроль за исполнением переданной корреспонденции с отметкой о выполнении в журнале входящей документации.
  • Вести делопроизводство, в виде установленных журналов учета входящей и исходящей корреспонденции, журнала учета почтовых отправлений, журнала учета прибытия-убытия работников, книги протоколов совещаний, ведение архива документации.
  • Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Осуществлять организацию работы курьера, контролировать процесс исполнения поручений.
  • Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю организации.
  • Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  • Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными отделами и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
  • Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  • По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
  • Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
  • Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
  • Вести контрольно-регистрационную картотеку.
  • Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
  • Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
  • Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  • Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
  • Копировать и сканировать документы на персональном ксероксе/сканере.
  • Вести ежедневный учет местонахождения работников в электронном журнале.
  • По мере необходимости, собирать заявки на закупку и участвовать в заказе, канцелярских принадлежностей для нужд офиса.
  • Осуществлять контроль доступа в кабинет руководителя и пользования документами, находящимися в данном кабинете. Вести учет выданных для пользования документов в журнале с росписью о получении и возврате.
  • Участвовать в организации праздничных мероприятий для офисных работников, организовывать закупку подарков к праздничным мероприятиям.
  • Выполнять личные поручения руководителя.

Требования:

  • Среднее, н/высшее, высшее образование.
  • Предпочтительно наличие опыта работы на аналогичной должности не менее 1 года.
  • Пользователь ПК.
  • Английский язык (перевод писем).
  • Стрессоустойчивость. Коммуникабельность.

Условия:

  • Оформление в соответствии с ТК РФ.
  • Пятидневная рабочая неделя с 8.30 до 17.30. Пятница до 16.15.

Ключевые навыки

ДокументооборотПисьменный переводОбеспечение жизнедеятельности офисаОрганизация встречПрием посетителейАдминистративная поддержка руководителяДелопроизводствоОрганизация работы приемнойОрганизация деловых поездокисполнение поручений руководителяДеловая перепискаИсполнение личных поручений руководителяОрганизация мероприятийПользователь ПКГрамотная речьПрием и распределение звонковВходящая корреспонденцияисходящая корреспонденция

Адрес

Приморская, Санкт-Петербург, Шкиперский проток, 20

Вакансия опубликована 2 сентября 2019 в Санкт-Петербурге

Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено

Сопроводительное письмо к отклику

Похожие вакансии